ブックのアクセス権限
ブックを作成した直後は、そのブックの所有者のみがブックの参照および管理が可能です。ブックをフォルダに移動することで、他のユーザーとブックを共有することが可能となります。
フォルダは、ブックを整理する目的で利用できると同時に、作成したブックを複数のユーザー間で共有し管理するためのアクセス設定を行う単位としても用いられます。
フォルダの共有先設定
フォルダの設定画面では、アクセス可能なユーザーを共有先として追加することができます。共有先の対象として以下の種類から検索して選択が可能です。
公開グループ - Salesforce管理者によって定義されたすべての公開グループ。Salesforce組織でデジタルエクスペリエンスまたはポータルが有効になっている場合は、[すべてのパートナーユーザー] または [すべてのカスタマーポータルユーザー] グループが表示されます。
ロール - Salesforce組織に定義されたすべてのロール（サイトロールやポータルロールを除く）。これには、指定されたロールのすべてのユーザーが含まれます。
ロール＆内部下位ロール - Salesforce組織に定義されたすべてのロール。これには、指定されたロール内のすべてのユーザーと、そのロールの下位のロールに属するすべてのユーザーが含まれます（サイトロールやポータルロールを除く）。
ロール、内部＆パートナー下位ロール - 組織向けに定義されたすべてのロール。これには、指定されたロール内のすべてのユーザーと、サイトロールやポータルロールなど、そのロールの下位のロールに属するすべてのユーザーが含まれます。
ユーザー - Salesforce組織に登録されている有効なユーザー（大規模ユーザーは除外）
また追加された共有先に対して以下の４段階のアクセスレベルを設定可能です。
参照 - フォルダおよびフォルダ内に内包されるブックを閲覧可能
追加 - 「参照」に加えて、フォルダ内にブックを作成・移動可能
更新 - 「追加」に加えて、フォルダ内に内包されるブックの設定変更・削除・移動が可能
管理 - 「更新」に加えて、フォルダの設定変更・共有・移動・削除が可能
フォルダの共有先およびそれぞれのアクセスレベルの設定内容は、そのフォルダに対して参照以上のアクセスレベルを持つユーザーであれば読み取り専用で確認できます。設定を変更できるのは管理権限を持つユーザーのみです。
ブックに対するアクセス権限は、個別のブックに対して設定されるのではなく、所属するフォルダの設定を通して決定されます。アクセスレベルは以下の２段階になります。
参照 - ブックの閲覧、ナビゲーションメニューでの表示が可能
更新 - ブックの設定変更・削除、およびフォルダへの移動が可能
フォルダに対する「追加」のアクセスレベルは、そのフォルダ内のブックに対しては参照と同等のアクセス権限となります。フォルダ内にブックを作成・移動することはできますが、すでにフォルダ内にあるブックの設定変更・削除はできません。
フォルダ・ブック所有者のアクセス権限
各ブック・フォルダの所有者には、常に以下のようにアクセス権限が与えられます。
フォルダの所有者は暗黙的にそのフォルダに対する管理権限を持ちます
ブックの所有者は暗黙的にそのブックに対する更新権限を持ちます
フォルダ・ブックのアクセスに関する注意事項
フォルダにアクセスできる共有先の設定は、フォルダごとに個別に設定する必要があります。共有先の設定はフォルダの階層構造によって引き継がれません。
フォルダへのブックの移動は、ブックに対する更新権限をもち、かつ移動先のフォルダへ追加以上のアクセスレベルをもつ場合に限られます
移動を行うことによって自身がそのブックを編集できなくなる場合、そのフォルダへブックを移動することはできません
Salesforceの管理者権限、あるいはロール階層によって暗黙的に共有アクセスが与えられているブック・フォルダは、Mashmatrix Sheetアプリケーションのナビゲーションメニューには表示されません。ナビゲーションメニューにはフォルダ設定で明示的に共有アクセス権を与えられているフォルダ・ブックのみが表示されます
リリース37.0より前から共有されているフォルダについては、フォルダの所有者として管理権限を持っていたとしても、内包しているブックには参照のみのアクセスが許可された状態のままとなります。フォルダの共有設定を明示的に更新し保存することで、フォルダ内のブックに対して更新権限でのアクセスが有効となります。
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